Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

În conformitate cu prevederile Regulamentului (UE) nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (denumită în continuare „Regulamentul General UE privind protecția datelor” sau „RGPD”), şi a actelor normative interne aprobate în vederea implementării Regulamentului General UE, Societatea Rompetrol Rafinare S.A., care face parte din Grupul KMG International (denumită în continuare "Societatea"), cu sediul în Năvodari, B-dul Năvodari nr. 215, Pavilion Administrativ, judeţul Constanţa, înregistrată la Registrul Comerţului Constanţa sub nr. J13/534/1991, legal reprezentată de către dl Yedil Utekov, în calitate de Director General, are obligaţia să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal, furnizate în condiţii de siguranţă, cu bună credinţă şi în conformitate cu prevederile legale în vigoare, exclusiv în realizarea scopurilor specificate.

1. Operatorul de date cu caracter personal:

Rompetrol Rafinare S.A. este o societate română constituită şi funcţionând conform legilor din România, ale cărei acţiuni sunt tranzacţionate pe o piaţă reglementată operată de Bursa de Valori Bucureşti. Ca efect al acestei situaţii juridice, în calitatea sa de Operator, Rompetrol Rafinare S.A. stochează cu bună credinţă datele cu caracter personal ale următoarelor categorii de persoane vizate:

Acţionarilor săi, persoane fizice;
Reprezentanţilor legali ai acţionarilor săi persoane juridice sau entităţi fără personalitate juridică;
Împuterniciţii generali sau speciali ai acţionarilor societăţii Rompetrol Rafinare SA.
Persoanele fizice ce fac parte din organele de conducere, administrare sau sunt angajaţi ai instituţiei de credit, care prestează servicii de custodie pentru acţionarii Operatorului.

2. Datele cu caracter personal

În vederea convocării şi desfăşurării şedinţelor Adunării Generale a Acţionarilor, Societatea vă informează în mod expres, prin prezenta Notă de Informare, în conformitate cu articolele 12 şi 13 din RGPD, cu privire la prelucrarea şi stocarea datelor dumneavoastră cu caracter personal în condiţiile descrise în prezenta Notă de Informare.

Datele prelucrate sunt:

numele şi prenumele,
seria şi numărul actului de identitate (carte de identitate, paşaport),
contul bancar
calitatea deţinută, în baza căreia are loc prelucrarea (acţionar, reprezentant legal al acţionarului, împuternicit special sau general al acţionarului, persoana autorizată sau angajat al instituţiei de credit).
semnătura olografă şi electronică.
opiniile, întrebările adresate Operatorului, potrivit calităţii deţinută.

3. Scopurile prelucrării datelor cu caracter personal

Aceste date sunt prelucrate de către Societate, conform art. 6, alineat 1 lit. c) din RGPD, respectiv pentru îndeplinirea obligaţiilor legale ce revin Operatorului, potrivit Legii nr. 24/2017 privind emitenţii de instrumente financiare şi operaţiuni de piaţă şi a Legii nr. 31/1990, cu modificările ulterioare, în scopul:

exercitării dreptului persoanelor vizate, în calitatea deţinută în cadrul raportului juridic cu Operatorul, de a adresa întrebări referitoare la ordinea de zi a Adunării Generale a Acţionarilor (pe scurt AGA);
exercitării dreptului persoanelor vizate de a participa la AGA;
accesului în sala de şedinţă şi/sau exercitării votului prin corespondenţă;
distribuirea şi plata dividendelor, potrivit dispoziţiilor legale.

În cazul în care Societatea va decide să prelucreze datele dumneavoastră cu caracter personal în alte scopuri, îndeosebi în baza articolului 6, alineatul 1, litera a) din Regulamentul General UE privind protecția datelor, și a actelor normative interne aprobate în vederea implementării Regulamentului General UE, respectiv în baza consimţământului dumneavoastră, vi se va transmite o notificare de informare separată, pentru a vă permite să vă exprimaţi consimţământul expres, în mod liber.

4. Durata prelucrării datelor cu caracter personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate pe o perioadă de maxim 3 ani de la data desfăşurării şedinţei AGA respectivă. Datele necesare plăţii (cont bancar, nume, prenume, adresă, cnp, buletin/carte de identitate pentru cetăţenii români sau, după caz, paşaport/permis de şedere pentru cetăţenii străini) se vor păstra pe o perioadă de maxim 10 ani (durata de păstrare a documentelor contabile).

5. Persoanele Împuternicite şi Destinatarii datelor

Datele cu caracter personal pot fi transmise, după caz, către:

Oficiul Registrului Comerţului;
Bursa de Valori;
Depozitarul Central;
Instanţele judecătoreşti sau altor autorităţi ale puterii judecătoreşti;
Secretariatul tehnic al sedinţei AGA.

6. Transferul datelor cu caracter personal:

Datele cu caracter personal nu pot fi accesate de către alte societăţi din Grupul KMG International din alte ţări.

Datele transmise terților vor fi adecvate, pertinente şi neexcesive prin raportare la scopul în care au fost colectate şi care permite transmiterea către un anumit terț.

7. Drepturile persoanei vizate

Pentru o informare completă, în calitate de persoana vizată, aveți următoarele drepturi cu privire exclusivă la datele dumneavoastră cu caracter personal, prevăzute de Regulamentul General privind protecția datelor:

a) dreptul la informare şi de acces la datele dumneavoastră cu caracter personal,

b) dreptul la rectificarea datelor dumneavoastră,

c) dreptul de a fi uitat/dreptul la ştergerea datelor;

d) dreptul la restricţionarea prelucrării;

e) dreptul la portabilitatea datelor;

g) dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale, ceea ce înseamnă ca aveți dreptul de a solicita şi de a obţine retragerea, anularea şi reconsiderarea oricărei decizii care produce efecte juridice asupra dumneavoastră, adoptată exclusiv în baza unei operaţiuni de prelucrare a datelor personale prin mijloace automatizate, în scopul evaluării unor trăsături de personalitate, precum comportamentul dumneavoastră la locul de muncă;

h) dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal sau orice instanţe competente.

Toate aceste drepturi pot fi exercitate printr-o cerere scrisă, semnată si datată, transmisă la sediul Operatorului Rompetrol Rafinare S.A. din Năvodari, B-dul Năvodari nr. 215, judeţul Constanţa.

Dacă aveți întrebări legate de prelucrarea datelor personale vă puteți adresa Responsabilului pentru protecția datelor la adresa de e-mail: Ana.Lamureanu@rompetrol.com / dataprotection@rompetrol.com sau ne puteţi apela şi la numărul de telefon 0241-506.000.

De asemenea, în calitate de persoană vizată aveți dreptul de a vă adresa Autorității Naționale pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal și justiției.

În cazul în care veți adresa o solicitare privind exercitarea drepturilor dumneavoastră privind protecţia datelor, Operatorul va răspunde acestei solicitări în termen de 30 de zile în condiţiile prevăzute de Regulamentul general UE 2016/679 privind protecţia datelor.

8. Alte aspecte:

Operatorul de date cu caracter personal garantează faptul ca prelucrează datele dumneavoastră în condiții de legitimitate, implementând totodată măsuri tehnice şi organizatorice adecvate pentru asigurarea integrității şi confidențialității datelor conform art. 25 şi 32 din Regulamentul General privind protecția datelor.

Responsabil pentru protectia datelor